Traitement des paiements supérieurs / transferts de paiement entre factures (Action requise)
v1 / IT – 25.10.2021
Chaque facture a un numéro de référence QR/BVR différent. Il peut néanmoins arriver qu'un client paie plusieurs factures via la même référence.
La facture qui enregistre plusieurs paiements passe ainsi en statut "paiement supérieur" (le montant encaissé est supérieur au montant facturé), tandis que le processus d'encaissement des autres factures continue.
Afin que les factures soient soldées correctement et passent en statut "payé", il faut que vous monitoriez les factures qui passent en "paiement supérieur" et que vous transfériez l’excédent de paiement vers une autre facture en effectuant les manipulations suivantes.
Etape 1: Lister les paiements supérieurs
Dans le menu Opérations > Liste des factures, cliquez sur "paiements supérieurs":
Vous voyez désormais les factures en paiement supérieur :
En cliquant sur l’icône « billet de banque », vous pouvez voir le détail des entrées d’argent, en haut à droite de la fenêtre :
Dans cet exemple, vous pouvez voir que le solde de la facture est négatif. Elle présente donc un excédent de CHF 69.75.
Etape 2: Analyse de la situation du client
Fermez la vue des paiements puis supprimez le statut « paiement supérieur » en cliquant sur la croix. Faites ensuite une recherche par nom dans le filtre "client" pour voir si celui-ci a d'autres factures ouvertes:
Vous pouvez également faire une recherche par le champ « montant », en y inscrivant le solde excédentaire :
C’est donc vers cette facture qu’il faut transférer notre excédent. Notez le numéro de la facture en question.
Etape 3: Transférer l'excédent
Retournez sur la facture en « paiement supérieur », cliquez sur l’icône des paiements et sur « transférer paiement ». Vous arrivez sur cette vue :
Explication des champs :
Paiement : menu déroulant qui vous propose de choisir le paiement que vous souhaitez transférer :
ATTENTION: Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul paiement à la fois, mais pouvez répéter l’opération si vous avez besoin de transférer plusieurs paiements. Veuillez également noter que le transfert de paiement prendra la date valeur du paiement initial pour que vos réconciliations bancaires soient correctes.
Numéro de dossier : Vous pouvez y insérer le numéro de la facture dont vous avez préalablement pris note, ou alors effectuer une recherche en cliquant sur la loupe:
Par défaut, le système vous proposera la liste des factures encore ouvertes du même client. Il vous suffit néanmoins de supprimer le nom du client (encadré en rouge) et de taper le nom d’un autre client pour que la liste des factures ouvertes de celui-ci apparaisse :
Lorsque vous êtes certain qu’il s’agit du bon client, choisissez la facture vers laquelle vous souhaitez faire un transfert de paiement en cliquant dans la case à cocher de la ligne concernée:
Cela remplit les champs « Numéro de dossier » et « montant de la facture » automatiquement :
Par défaut, le champ « montant du paiement » comportera le montant du paiement choisi dans le menu déroulant « paiement » (CHF 66.00 dans cet exemple).
NB : Vous pouvez néanmoins faire varier ce montant à la baisse dans le cas d’un transfert partiel (p.ex: le montant du paiement = 66.00 et vous ne souhaitez transférer que 50.00. Dans ce cas, mettez 50.00 dans "montant du paiement").
Pour valider le transfert, cliquez sur le bouton bleu « Enregistrer ».
Résultat des étapes précédentes:
En rouvrant la liste des paiements de la facture en « paiement supérieur », vous verrez apparaître une ligne indiquant l’opération de transfert qui vient d’être effectuée :
Nous venons donc de transférer CHF 66.00 vers la facture 100379. La facture 100374 présente à ce moment-là encore un solde excédentaire de CHF 3.75. Il faut donc que vous répétiez l’opération ci-dessus afin de transférer ce solde.
Après l’avoir transféré, la facture 100379 sera complètement soldée et passera en statut « payé ». De la même manière, la facture 100374 qui était en « paiement supérieur » ne présente plus de solde excédentaire. Elle ne sera donc plus en statut « paiement supérieur » mais en statut « payé »:
